出口贸易中,出口商需要对出口货物的相关单证进行备案,以满足税务等部门的要求。然而,在实际操作中,由于电子合同、口头合同等无纸化合同的广泛使用,出口商在备案时会遇到一些困难。本文将详细介绍出口货物电子数据类单证的备案方式,帮助出口商更好地完成备案工作。

出口卖家应当在申报出口退税(免税)后15日内,将所申报免税或者退税货物的单证,按照申报退税(免税)的出口货物顺序,填写《出口货物备案文件目录》,注明备案文件的存放地点,供主管税务机关核实。然而,在实际出口业务中,一些出口卖家没有签订书面购销合同,而是签订了口头合同和电子合同。在这种情况下,如何进行单证备案呢?

出口卖家备案的单证为电子数据或无纸化,可采用以下两种方式之一备案:

1. 出口卖家未签订书面销售合同,签订电子合同、口头合同等无纸化合同,符合中国合同法规定的,出口卖家打印电子合同,口头合同由出口卖家经理书面记录口头合同内容,签署声明记录内容与事实一致,加盖卖家公章备案。对于其他文件的备案,如国家有关行政部门采取无纸化管理措施,使出口卖家无法获得纸质文件或卖家自制电子文件,出口卖家可以将相关电子数据打印成纸质文件,加盖卖家公章,签字确保打印文件与原电子数据一致。

2. 除口头合同外,对于出口卖家订立的电子采购销售合同,国家有关行政部门采用无纸化管理文件和卖家自制电子文件等,出口卖家可以提出书面申请,经主管税务机关批准,可以使用电子文件记录管理,即以电子数据的形式记录相关文件。出口卖家应当确保电子文件记录的真实性,定期备份相关电子数据。税务机关按照规定取得记录文件时,应当按照税务机关的要求,如实提供电子数据或者打印并加盖卖家公章的纸质文件。

因此,外贸卖家要注意:即使是口头合同也要按规定及时备案,以免影响后续退税。

常见问题及解答:

Q1: 出口货物单证备案有哪些要求?

A1: 出口卖家应当在申报出口退税(免税)后15日内,将所申报免税或者退税货物的单证,按照申报退税(免税)的出口货物顺序,填写《出口货物备案文件目录》,注明备案文件的存放地点,供主管税务机关核实。

Q2: 如果签订了电子合同或口头合同,如何进行单证备案?

A2: 出口卖家可以采取以下两种方式之一进行备案:1.打印电子合同或书面记录口头合同内容,加盖公章备案;2.经主管税务机关批准,可以使用电子文件记录管理,以电子数据的形式记录相关文件,并确保电子文件记录的真实性,定期备份。

Q3: 无法获得纸质文件怎么办?

A3: 对于无法获得纸质文件的情况,出口卖家可以将相关电子数据打印成纸质文件,加盖卖家公章,签字确保打印文件与原电子数据一致。