外贸业务往往涉及多种单据和证书,如发票、箱单、提单、保单、原产地证明、报关单、信用证等,这些单证各有不同的作用和要求。外贸单证系统主要用于提高业务人员的工作效率,降低制单出错率。

外贸单证管理系统通常包括以下功能:

系统预警界面

可自定义提醒的条件和时间,根据系统中需要提醒的节点进行预警。

单位地址维护

管理公司或代理客户公司的相关信息,可维护多条信息和同抬头的多账户信息。

客户信息管理

管理客户的资料、往来信息、历史资料等,跟进客户资金状况和信用额度,评审客户分级,控制客户业务操作风险。可设置客户预警跟踪,如节日、联系周期等。

航运运费数据管理

维护目的港国别、不同时间和不同货代或船公司的运费报价。

币别汇率管理

支持多币种结算。

商品资料管理

包括基本商品库资料和样品库资料,可自定义产品分类。

产品管理

支持唯一编码,可自定义分类。

产品报价管理

支持图文报价,一键生成报价单,查询各种历史报价。

外销合同管理

根据报价自动生成外销合同,可直接生成各种单据格式。

成本管理和利润核算

可查看每单成本情况和利润情况。

单证制作

自动生成发票列表,从外销合同中取数据生成各种单据,支持自定义单据类型。单据格式可直接生成Word、Excel、PDF等文件,并可对接电子签章和法人签名。

通过专业的外贸单证管理系统,可以大大提高单证制作的准确性和工作效率,确保外贸业务的顺利进行。