作为一家从事外贸的公司,接待国外客户参观访问是非常重要的环节。如何给客户留下良好印象,为后续合作铺平道路?本文将为您详细介绍如何做好客户接待的各个环节。

确定来访日期和行程安排

首先需要确认公司当天没有其他重要安排,老板和相关人员也都在场。如果实在无法接待,要委婉地拒绝并提出其他可行的时间安排。

协助办理邀请函

客户可能需要办理中国签证,这就需要准备正式的邀请函。邀请函模板如下:

> XXXXXCompany

> Address:XXXXXXXXXXXX(邀请方)

>

> Invitation Letter

> Apr 20th, 2010

> To whom it may concern:

> We would like to inform you that _______ is our important customer in USA and it is necessary to have business dealings \u0026 meetings together on various marking \u0026 sales matters，herein we invite the following person to come to China:

>

> Full Name:

> Nationality:

> Passport No:

>

> The visit time is from ____ to _____ in China

> We would appreciate if the necessary visa would be granted and thank you in advance for your kind assistant.

> Best regards

> XXXXXX

>

> Position(邀请方信息)

> Company:

> Signature

> Stamp

客户信息评估

提前全面了解客户背景,包括公司情况、客户代表个人情况等,为接待做好准备。

路线安排及酒店预定

提前预订好离公司较近的酒店,告知客户抵达时间和行程安排,确保客户行程顺利。

准备接待材料和工作

清理场地,准备好接待所需的展示资料和物品,确保会议室布置妥当。

工厂参观

有条不紊地带领客户参观公司,依次参观会客区、展厅、生产车间等,并就客户感兴趣的产品进行深入交流。

餐饮安排

选择干净整洁的餐厅,根据客户喜好点菜,并注意餐桌礼仪。

送走客户及扫尾工作

送客户离开后,可适当安排一些娱乐活动,并送至机场。同时发送感谢函,记录本次会谈内容。