在当今激烈的全球竞争环境下，外贸邮件的撰写至关重要。本文将为您总结7个实用的外贸邮件写作技巧,帮助外贸新手提升邮件写作水平,轻松应对各种业务场景。

一、邮件主题简洁吸睛

邮件主题是一封邮件的"门面",需要让收件人快速了解您想要传递的信息。站在客户的角度思考,每天都会收到大量未读邮件,其中包括内部和外部邮件。所以,能被客户成功打开并阅读,对于开发信来说是非常不容易的事情。但只有客户看到了您的邮件,您才能继续推进业务。

因此,邮件主题是成功的第一步。主题必须简洁、重点明确、有价值,以吸引客户的注意力。以下是一些示例供参考:

The new +产品名+ with ** technology (突出新产品新技术)

• 产品名 – the next hottest product in UK（突出市场热卖）

• Thanksgiving Promotion of 产品名 – Only US$19.99 （突出限时折扣与性价比）

• 产品名 Launching – Buy 10 get 1 free（突出新品首发优惠）

• 客户名 \u0026 公司名 Meeting Minus on Nov. 23, 2023（突出邮件来源和内容）

二、邮件内容要简短易懂

写邮件不是写论文,不需要长篇大论和专业术语,这会显得很冗长并可能被曲解。因此,要尽量简短表述,内容要清晰明了,最好配合图文。

三、了解收件人,选择恰当用词

外贸销售面对的客户来自世界各地,性格迥异。有的地区注重宗教礼仪,有的有特殊习俗喜好,有的性格细心,有的自带幽默细胞...

面对不同的客户,我们的交情也不尽相同。需要注意用词的恰当度:

Informal: Thanks for emailing me on 15th February.

• Formal: Thank you for your email dated 15th February.

• Informal: Sorry, I can't make it.

• Formal: I am afraid I will not be able to attend.

• Informal: Can you...?

• Formal: I was wondering if you could....?

一般情况下,在开拓客户时,尽量使用正式用词。在与客户熟悉了解对方性格后,可适当调整为生活化用词,如"Don't forget"、"Catch you later"、"Cheers"。

四、注意用词细节

在写邮件时,务必小心谨慎,无论是标点、拼写还是语法错误,都可能导致内容表达出错。

五、表达方式要恰当

表达方式不当会造成严重后果,尤其是在看不出语气的邮件场合。因此,我们在写邮件时,要考虑对方是谁,我们的问题是什么,想知道什么。

例如:

Direct: I need this in half an hour.

• Indirect: Would it be possible to have this in half an hour?

• Direct: There will be a delay

• Indirect: I'm afraid there may be a slight delay.

• Direct: It's a bad idea

• Indirect: To be honest, I'm not sure if that would be a good idea.

六、用词要积极乐观

您说出的每一个字都能体现您的态度,所以尽量多使用乐观积极的词语,如"helpful"、"good question"、"agreed"、"together"、"useful"、"I will do my best"、"mutual"、"opportunity"等,避免使用"busy"、"crisis"、"failure"、"forget it"、"I can't"、"it's impossible"、"waste"、"hard"等消极词语。

七、持续学习,虚心请教

发现问题并及时改正是关键。因此,可以让领导或同事帮忙检查邮件,发现问题并予以改正。同时,也要不断积累优质邮件内容,提升自己的英语技能。