外贸企业如何更好地进行展会筹备工作

当企业参加展会时,为了确保参展工作顺利,需要提早做好充分的筹备工作。本文将为您详细介绍外贸企业在参加展会时的各项准备工作。

1. 人员配备：即使是标摊,也最好能组织两人以上参加,这样在客户较多时不至于忙不过来。假如预算有限,也可以只由一人参与。

2. 签证资料准备：一旦展位确定,要及时向主办方索要邀请函原件,并用快递方式收取,确保准时收到。不同国家签证办理也有不同要求,需提前做好准备。

3. 预订机票：最好在出行日期前一个半月左右预订机票,并了解退票费用。如有特殊饮食需求,要提前预订。

4. 物品清单及来源：列出所需物品清单,确定哪些向主办方指定单位租赁,哪些自行购买。

5. 运输安排：提前联系运输公司,并按展会要求做好展品外包装标识。

6. 天气预报：查询参展城市期间的天气情况,做好衣物准备。

7. 酒店预订：尽可能选择离展会场地较近的酒店,并尽早预订以享受折扣。

8. 行程安排：与客户约定展会期间或之后的见面时间,并根据行程预订其他地区的机票和酒店。

9. 电子邀请函：向所有可能观展的客户发送电子邀请函。

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