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在从事外贸业务时,撰写外贸商务邮件是一项重要的技能。对于新手外贸卖家来说,如何恰当地使用称呼部分可能是个难题。本文就将就外贸邮件中称呼部分的写法进行详细介绍,希望能为外贸从业者提供参考。
无论是在撰写首次开发信,还是在后续的沟通联系中,对于一些新手外贸卖家来说,这都是一件非常棘手的事情。因为不知道如何正确书写外贸邮件,遇到了太多的困扰,而教科书上的理论知识也难以直接应用。如果卖家细读过许多关于商务邮件写作的书籍或文章,就会发现许多作者都强调了一些基本原则,比如语言简洁明了,重点突出等。
下面我们就重点介绍一下外贸邮件中称呼部分的写法。
"Salutation"即称呼部分,很多人对此并不十分重视,但实际上细节往往决定成败。在西方国家,已婚女性和未婚女性的称呼方式是不同的,因此在给女性客户发送邮件时,需要提前了解清楚对方的具体情况。
一般来说,"Dear"作为邮件开头是没有问题的,但很多人忘记在"Dear"后面写上对方的姓名或职位。"Dear"后面一定要有个人。由于跨文化交流,许多人认为"Dear"这个词过于亲密,但实际上在外国看来,"Dear"是一种相当正式的称呼,就像中文书信中使用"尊敬的"、"亲爱的"等词汇一样。因此在正式场合使用"Dear",可以体现对对方的尊重,后面可以加上名字或姓氏。
如果是给不熟悉的人或者发送普通邮件,可以选用"Greetings"、"Hi there"等较为友好的开场白。但无论如何都不要使用"Dear Sir"、"Dear Madam"这种过于正式老套的称呼,这会让人感觉你没有认真查找对方的具体信息,有些冒犯性。同样,"To whom it may concern"也不建议使用。
常见的称呼方式如下:
Dear Mr./Ms. Smith (具体某人)
Dear Prof.(教授)/Dr.(博士) + 姓氏(职称)
Q1: 外贸邮件中称呼部分应该如何写?
A1: 外贸邮件中称呼部分的常见写法包括:
Dear Mr./Ms. + 姓氏
Dear Prof./Dr. + 姓氏
"Dear"是一种相当正式的称呼方式,可以体现对对方的尊重。如果是给不太熟悉的人或发送普通邮件,也可以使用"Greetings"、"Hi there"等友好的开场白。
Q2: 为什么不建议使用"Dear Sir"、"Dear Madam"这种称呼?
A2: 这种称呼方式过于正式老套,会让人感觉你没有认真查找对方的具体信息,有些冒犯性。同样,"To whom it may concern"也不建议使用。
Q3: 在给女性客户发送邮件时,需要注意什么?
A3: 在西方国家,已婚女性和未婚女性的称呼方式是不同的,因此在给女性客户发送邮件时,需要提前了解清楚对方的具体情况,选择恰当的称呼方式。
