外贸业务是一个复杂的过程,需要处理各种单证和文件。作为外贸卖家,了解外贸单证流程是非常重要的。本文将详细介绍外贸单证管理的各个环节,为您提供全面的指引。

1. 客户询盘：在客户下订单之前,通常会有相关的订单询价。这是业务部了解客户需求的重要环节。

2. 报价：业务部及时回复客户查询,确定货物信息,制作pro-forma invoice进行正式报价。

3. 得到订单：经过洽谈后,收到客户的正式订单。

4. 下生产订单：得到客户订单确认后,下达生产订单,安排生产计划。

5. 业务审批：业务部对订单进行审核,需要部门经理和管理部审批。

6. 下达生产通知：在满足付款条件后,下达生产通知,通知工厂按时生产。

7. 验货：在交货期前一周通知公司验货员进行验货。

8. 制备基本文件：根据工厂提供的装箱资料,制作出口合同、发票等文件。

9. 商检：如果是国家法定商检产品,需要提供相关资料并在发货前办理商检。

10. 租船订仓：根据合同条款,提前与货代联系,确定开船时间和口岸。

11. 安排拖柜：在验货通过后,委托拖车公司装柜,并将相关信息传达给工厂和报关行。

12. 委托报关：将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及商检通关。

13. 获得运输文件：督促船公司出具提单样板,核对无误后确认提单内容。

14. 准备其他文件：包括商业发票、原产地证书、装运通知、装箱单等。

15. 交单：根据付款方式,在规定时间内交单至银行或直接寄给客户。

16. 业务登记：每单业务完成后及时登记,便于查询和统计。

17. 文件存档：所有文件资料需要完整保存以备查用。

18. 单证员应关注市场动态,为业务员提供报价参考。

常见问题解答:

1. 如何开具出口发票?

出口发票需严格按照信用证要求开具,包括日期、货物描述、金额等。发票日期要在开证日之后,交货期之前。

2. 如何办理原产地证书?

FORM A原产地证需在发货之前办理,运输日期要在交货期和开船日之前,发票日期之后。一般原产地证可在发货后补办。

3. 什么是装运通知?

装运通知是在开船后几天内通知客户具体发货信息,包括船名、预计抵港日、货物信息等。有时需要提供发送证明。

4. 如何交单?

采用信用证收汇时,应在规定时间内备齐全部单证,严格审单无误后交银行议付。采用电汇收汇时,在收到全款后再寄出提单。