企业要获得海关AEO高级认证,对于进出口业务流程的全面自控是一个关键要求。在这其中,单证管理是企业业务流程管理的重点。本文将从制单、单证复核、单证纠错、单证保管等方面,梳理一张符合AEO高级认证标准的进出口单证的"一生"。

01 为什么要设立单证控制？

先跟大家说说建立单证控制这一项监管的目的。海关在认证中追求的是企业对进出口业务流程的全面自控,只有企业对自身严格要求,才能让海关放心地授予认证,降低查验率和联合激励政策。

02 制单复核

第一步,当然是制单。制单人员在确保真实准确填写的所有的申报数据的同时,也需要对原始单证信息进行审核,审核的重点可以为进口物料号、货物品名、HS CODE、进口申报数量、进口申报金额、进口币制、重量信息、件数信息、原产国信息,特殊关系确认信息,检验检疫要求等。并留下相关审核记录。

03 二道复核

对于单证控制,海关是希望企业能够事情申报前的双人复核机制。在制单复核完毕后,需要有一位在单证管控方面有相对经验及能力的人员对制作单证进行二次审核。审核的重点是为了规避发生因为人为制单操作二导致申报差错,因此对企业造成不同程度的影响及损失。

04 单证纠错

实行单证双人复核中,复核人员在发现单证存在的问题后,企业需要重点关注的是对于错误单证的跟踪整改、对于制单人员的业务培训以及成为企业对于制单人员的重要考核标准之一。对于单证纠错及整改的全过程,都需要有相关性的记录,从而向海关展示该项工作进展执行的情况。

以使用TOP系统制单为例,在单证复核模块中可以点击复核成功或退单,即在系统中留下纠错的痕迹。如果没有使用系统进行制单和申报,那就需要手动留下退单和修改的痕迹,查询起来相对不便。

单证经历了复核、纠错后,下期小橘将详解一下单证的"归宿",单证保管。

对于单证控制项目而言,需要海关AEO认证标准中的组织架构和内审制度相关联,综合考虑。同时,在企业内部合理设置关务部门,切勿因人员配备不足而提高关务风险。

那么对于企业来说,如果没有足够的人手和专业知识,如何建立完备的符合AEO高级认证的单证控制体系?当然是使用智能的工具!制单、复核、退单、修改、申报、存储,复杂的步骤,管理起来甚至还会涉及到部门协作,但用科橘TOP,进出口工作流程根据AEO高级认证标准的逻辑设计,单证控制和存储轻松搞定!