外贸人注意这20个细节,提升外贸工作效率

在外贸行业中,细节往往能决定成败。从客户开发、沟通到下单、交货等环节,中间容易出现的纰漏很多。因此,外贸人员必须时刻保持细致入微的工作态度,把关好每一个环节,才能确保外贸工作顺利进行。本文总结了外贸人员容易忽视但绝对不能忽视的20个细节,供大家参考。

沟通方面

1. 在与客户沟通时,如果听不懂客户的话,一定要请别人帮忙翻译,或者用别的方式来确定客户的意向。

2. 在与客户沟通时,在情绪、话题、观念上要与客户协调一致。

3. 如果遇到非常紧急的事情,用电话沟通后,再将电话中谈到的问题用邮件的形式发给客户。

4. 在与客户沟通时,"细倾听、勿插话"是最基本的要求。

5. 善于运用自己的电脑应用技术,来提高沟通的效率。

交往方面

1. 在与客户交往中,要时刻注意自己的言行举止,要符合商务礼仪中的要求。

2. 国际交往中,握手是最基本的礼节。

3. 如果客户来访,一定要事先安排客户的行程。

4. 如果出现问题,一定要及时找到问题的根源,并给客户提供解决方案,而不仅仅是道歉或者逃避。

5. 对于客户提出的问题,要及时记录,并迅速安排相关人员解决。

6. 在接待客户时,要注意"客面门、左为上",要让客户有被重视、被尊重的感觉。

7. 对客户进行分级或者分类处理,将主要精力放在重点客户、大客户上。

8. 利用市场调查、社会调查来收集客户的相关数据,以便提供更优质的服务。

邮件方面

1. 超过2MB的附件,需要先压缩,再用邮件发送。

2. 如果客户邮件内容有五点,那么在回复邮件时也要按点回复。

3. 在回复或转发邮件,一定要记得署名,此外,发送开发信时也一定要有签名和联系信息。

4. 发送给客户的EXCEL表格,一定要先"打印预览",并调整格式,方便客户打印。

5. 发送给客户的邮件一定要内容简洁,条理清晰。此外,字体、字号,甚至标点都要确保无误。

6. 给客户发报价单时,一定要注明报价的有效期以及相应的付款方式,并在邮件中做出说明。

7. 在储存文件时,文件命名要有规,比如"Quote - # 12345 - ABC （Factory）"。