做外贸业务难免会遇到接待客户的场景,很多外贸朋友第一次接待国外客户都不知道该如何应对。今天我们为大家分享在接待国外客户时需要注意的重点事项,从心态调整到细节准备,希望对你在接待过程中都能有所帮助。

01. 调整好心态

在接待国外客户时一定要放松心态,保持平等的态度去谈合作。客户来的目的就是希望能够合作赚钱,这是一种互惠互利的关系,不要觉得自己是在施舍或者特意迎合。不要过多地去猜测客户的心思,只需明白我们是合作共赢的关系就可以了。

02. 确认客户来访详情

提前与客户商定参观访问行程表,沟通确认后发送邮件和传真给客户确认,同时让公司做好接待准备。重要的是要了解客户的到访时间、同行人数、是否需要接机,根据情况协助客户预定酒店。

03. 提前了解客户信息

对客户的详细情况都要提前做好了解,包括公司背景、经营状况、此次来访目的等。同时还要了解客户谈判人员的具体情况,包括年龄、学历、职位等。同时还要注意了解客户的宗教、文化习俗,以免在接待中出现冒犯。

04. 接待细节准备

提前准备好参观和谈判需要用到的物品,确保公司大厅的迎宾布置到位。会议室的布置、谈判材料的准备、企业演示等都要提前准备好。此外还要准备好茶水点心等。同时要提前确定好最佳、折衷和妥协的谈判方案。

05. 合理安排宴请

若还有时间,可以征询客户意见后主动提出宴请。宴请时人越少越好,同时要注意不同国家客户的文化差异,避免出现不适当的情况。

总之,以一种"大家一起做生意"的平常心态去接待客户,而不是"接待贵宾"的方式。接待完客户后也要记得写一封感谢函,感谢客户的到访。