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在外贸工作中,有一个问题经常困扰着很多人,那就是邮件签名的使用问题。有些上司为了显示自己的重要性,会要求员工在邮件中添加他们的名字,形成双签名的情况。这种做法往往让客户感到困扰,不知道该如何称呼这两个人。
本文就来分析一下这个问题,并给出一些应对建议。我们一起来看看吧。
一位朋友分析得非常到位,他认为双签名的做法主要是因为沟通中的对等原理。如果订单的主要处理人是销售,那么自然希望客户只找销售就能解决所有问题。但是有的公司组织结构复杂,订单、确认包装、船务等都需要找不同的人,这会让客户感到很困扰。
为了凸显自己的重要性,一些管理者会要求客户在有问题时找他们,久而久之客户就更愿意直接找能解决问题的人,而忽视了销售。这样一来,销售就会感到自己被架空,没有什么用处。而管理者则一天到晚忙个不停。
所以,最好还是保留单一的签名,让客户知道任何事情都可以找到我,我会设法解决或者让团队来协助。
国内的一些公司经常出现双签名的问题,但在国外这种情况很少出现。有的新人朋友反映,老板会把自己的名字放在前面,让业务员像助理一样。
这种做法确实让人很不舒服,因为工作都是你在做,却没有得到应有的尊重。任何人的工作都是值得肯定的,不应该剥夺他人的基本尊严。
在回复这位朋友的问题时,我建议他可以在签名中添加一些内容,让客户了解他的职责和权限,比如"任何事项均可直接联系我,我会尽快处理"之类的话。这样既可以让客户了解情况,又不会影响公司的统一管理。
总的来说,要在公司的规则和客户的需求之间找到平衡点。如果上司要求使用双签名,那就应该按照要求执行,而不要去反对。同时也可以在签名中添加一些备注,让客户更好地理解。
重要的是要在规则中协调好自己的位置,让双方都感到满意。外贸路并不好走,希望每个人都能成为最好的自己。
