对于从事外贸工作的人员而言，英文电子邮件是非常重要的沟通工具。英文能力、英文写作能力和商务英文函电能力是三个完全不同的概念,需要分别进行培养和提升。很多在英文口语方面表现出色的人,在撰写英文邮件时却力不从心,反过来也存在。商务英文函电的能力需要在具备基本的英文写作能力基础上,通过长期的实践积累而来。

在选择邮件客户端时,Foxmail和Microsoft Office Outlook各有优缺点。Foxmail以便携性出众,而Outlook在邮件编辑功能上更加强大。对于个人用户而言,Foxmail可能更加实用。

邮件签名档的设计也很重要,应包括发件人的照片、职位、联系方式、公司信息等,给人一种专业、真实的感觉。字体的选择也不能忽视,常用的有Calibri、Arial、Times New Roman和Georgia四种。

邮件标题的命名要简洁明了,能反映邮件主要内容,同时要方便客户查找和识别。一封邮件最好只讨论一个主题,不要将多个议题混在一起。

邮件的归类分类也很重要,可以按地区-国家-客户类型-客户等级的方式进行层层分类。这样可以大大提高找到历史邮件的效率。

在邮件正文的长度方面,不要过于简短,而是要详细解释情况,体现真诚态度。写作时可以先用中文拟好,再翻译成英文。邮件内容要分段,适当插入图片或PPT。

总的来说,专业的英文商务邮件写作是外贸从业人员必备的技能之一,需要不断积累和提升。良好的邮件沟通能让客户感受到你的专业和真诚,从而建立信任,促进业务合作。