外贸业务的操作流程涉及多个步骤,从询盘、报价、谈订单,到签合同、安排生产、装柜发货等,每一环节都需要谨慎操作。本文将详细介绍外贸业务的整体操作流程,帮助您全面掌握外贸业务的运作。

具体操作流程

1. 询盘

询盘就是客户的询价信息,一般包含产品属性、包装要求、价格方式、付款方式、交货期等。常见的价格方式有FOB Ningbo USD、送货到义乌等,付款方式则包括定金加尾款、凭提单付款等。交货期要根据订单数量、包装时间和生产进度综合安排。询盘来源可能是各类展会或电商平台。

2. 报价

收到询盘后需要制作完整的报价单,包括公司信息、客户信息、产品详情、总体积、最小起订量、交货期、付款方式等。报价单要整体美观简洁,并注明报价日期,以便随时更新。

3. 谈订单

订单谈判是成交的关键环节。需要及时跟进客户反馈,了解他们的需求和顾虑,在价格、付款方式、交货期等方面进行谈判。比如付款方式可以是30%定金+尾款发货前付清,或者30%定金+凭提单付尾款等。谈判过程要及时向老板汇报。

4. PI

当基本达成一致后,就可以制作PI(Proforma Invoice,预付发票)。PI包括公司信息、客户信息、货品详情、总数量、总金额、付款方式、交货期、银行账户信息等。客户收到PI后通常会打定金。

5. 签合同

有的客户会自己提供合同文本,需要仔细研究翻译,确保条款无误后再与老板确认盖章。合同内容通常包括双方简介、交货期、付款条件、质量要求、罚款条款等。

6. 打定金

客户打定金后,需要核对实际收到的定金金额,并留存银行水单。

7. 确认包装设计

包装设计的确认包括包装纸尺寸、展示盒、外箱唛头等。有的客户直接提供设计,有的则需要我们提供模板供客户设计。

8. 安排生产单

包装设计确认无误后,就可以发给老板排生产单了。

9. 生产及质量检查

生产过程中需要定期检查货品质量,确保符合要求。

10. 通知客户验货

客户会安排验货人员到工厂验货,检查外观、质量、包装等。验货合格后,客户才会同意发货。

11. 准备发货

如果使用自家货代,可以直接联系他们订舱;如果使用客户指定货代,则需要签保函后再合作。

12. 订舱、装柜

制作托书发给货代后,货代会安排集装箱,我们需要核对箱号等信息。装柜时要拍照留证。

13. 报关、提单

将货代提供的舱单发给指定货代,由他们报关并出提单。客户可能会要求电放提单或收到全款后才发正本。

14. 清关资料准备

需要准备产地证、箱单、发票、CCPIT等清关资料,并发给客户确认。收到全款后盖章。

15. 发货及售后

将清关资料扫描件发给客户,并邮寄正本。查询客户是否收到货物,客户验收无误后即可提供售后服务,为其再次下单。