在外贸行业会计的过去，我们通常以手工记账为主。简单的软件系统作为辅助去进行财务做账。会计不管在处理发货单、采购账单、进出口报关单、增值税海关缴款书、还是在处理外币资金、费用报销、收付款等，都是依托于手工做凭证、手工做账。在竞争白热化的当下，如果外贸行业会计做账还是主要依赖手工做账的方式，我们将难以在市场中保持效率优势。随着技术条件的发展，外贸行业会计做账亟需从过去的电算化时代转型到智能化、一体化。

Zoho Books作为一款智能财务记账软件。它具有应收账款、应付账款、库存自动化跟踪、银行和财税报告等一系列功能，是众多外贸、出海客户信赖的财务工具。

本期，小Z带您回顾Zoholics用户大会上，Zoho(卓豪)售前技术支持工程师郭鹏带来的主题分享：Zoho Books——解锁外贸行业的财务记账和进销存管理。

多种方式，轻松获取票据。Zoho Books获取票据的方式可以是财务人员自主创建票据凭证，业务人员在开展业务过程中进行单据转换生成凭证，也可以是财务数字账户绑定外币银行账户在线获取回单，还可以是批量的进项发票、销项发票一键导入系统。自主创建方式、一键导入方式、在线获取方式等多种轻松获取票据的途径，满足企业全场景使用。

汇率实时同步，省心方便。财务人员在做账做凭证过程中，频繁波动的汇率常常让我们感到头疼。Zoho Books打通了汇率中心，可以做到在线实时同步汇率。财务人员不用每次做账的时候都去查询汇率，也不用担心因为没有使用新汇率而导致亏损。

汇率自动换算，汇率币种一目了然。当我们同时向多个不同国家进行贸易时，每一笔销售的订单可能使用的都是不同的外币，我们财务做账的时候就会导致币种类型过多，换算工作量大。Zoho Books可以对不同的外币换算成统一的基准货币，比如把所有单据中的外币自动换算成人民币进行做账。

交易一键锁定，防止做账干扰。财务人员在做账过程中难免会有对不上账的情况，Zoho Books提供了一键锁账功能，如果销售订单中的账不平，可以把销售订单暂时进行封锁，防止再有新的账进来，等现有的账做平之后，我们再去把它进行解锁，省心又方便。

外汇银行流水自动同步，避免遗漏。具体指财务账号绑定外汇银行后，银行卡公户可以自动同步账户的银行流水，使我们在对账过程中更加高效准确。

单据批量更新。比如我们需要把某几张、某个季度或者某个年度的单据进行更新，就可以选择批量更新。此外，Zoho Books也支持对单据进行某个字段的更新，更改省时省力。

制定预算，实时掌握财务详情。我们可以在系统中对特定板块制定预算，比如销售费用。在我们实际业务开展后，就可以通过预算与实际支出作对比，从而实时掌握当前费用的整体财务详情。

票据、库存单据、日记账等，自动归档、自动生成报表。

使用Zoho Books后，我们可以对销售、采购、库存及财务进行一体化管理。

销售管理：

Invoice简易化，具体表现为短时间创建发票、立即将报价转化为发票、自动执行定期发票。

快捷收款：确保无缝在线支付、自动提醒不拖延付款、跟踪进度、避免亏损。

客户门户功能：该功能主要是提供一个进入系统的链接，并且限定客户在系统内查看的权限，客户可以在自助端查看与我们的往来信息。比如帮助他们完成付款、在报价和发票上互动、允许接受报价、获取反馈评论等等。

采购应付管理：

购买简化：简化我们的购买流程，可以在几秒钟内快速创建采购订单。在简化购买流程中，也还能设置丰富的模板。

应付款：具体指我们的采购单可以快速转化成一个应收账单、对一些经常性的费用和账单会自动化生成相应单据。

库存管理：主要体现为管理库存、存货计价、库存调整等。

财务管理：具体包括自动扫描文件、直接连接银行及快速核对交易等。

除了以上介绍的优势、功能外，Zoho Books还是一个全生态产品，可以与Zoho旗下50多款SaaS应用做集成，比如集成Zoho CRM后，我们可以管理客户往来数据，提高部门间的协作效率。

还能和外部第三方应用做集成，比如集成支付工具、商城等，Zoho Books是一个开放高效的平台。