作为中小企业,要想搭上电子商务这趟快车,充分利用全球贸易平台展示产品、进行网络营销宣传、获取市场信息,是非常必要的。本文将详细介绍外贸业务的全流程,为企业开拓国际市场提供参考。

一. 客户询盘

通常在客户下订单之前,都会有相关的询盘给业务部,做一些细节上的了解。

二. 报价

业务部及时回复客户查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,给客户做正式报价。

三. 得到订单

经过洽谈,收到客户正式的订单。

四. 下生产订单

得到客户的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。

五. 业务审批

业务部收到订单后,首先做出业务审核表。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。

六. 下达生产通知

业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产:

1. 如果是付款的客户,通常是在交货期前1个月确认LC已经收到;

2. 如果是TT付款的客户,要确认定金已经到账;

3. 如果是放帐客户,或通过DA等方式收汇等,需经理确认。

七. 验货

1. 在交货期前一周,要通知公司验货员验货;

2. 如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部;

3. 如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间。

八. 文件准备

由业务跟单员制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件,交给单证员。

九. 商检

如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。要在发货一周之前拿到商检换证凭单。

十. 租船订仓

1. 如果是FOB CHINA条款,要尽早与货代联系,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,确认工厂的交货能否满足;

2. 如果由卖方支付运费,要尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等,选择合适的船公司;

3. 如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。

十一. 装柜

1. 货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜;

2. 传真装车资料给工厂,要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部;

3. 要求工厂装柜后一定要记住上封条。

十二. 委托报关

在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。

十三. 获得运输文件

1. 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理;

2. 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单,确认无误后要求出正本;

3. 及时支付运杂费,取得提单等运输文件。

十四. 其他文件准备

1. 商业发票:要求严格,日期、货物描述等必须正确;

2. 原产地证书:在发货之前办理,如需大使馆加签要提前20天;

3. 装运通知:在开船后几天内,要通知客人发货信息;

4. 装箱单:要清楚地表明货物装箱情况。

十五. 交单

1. 采用LC收汇的,备齐全部单证,严格审单后交银行议付;

2. 采用TT收汇的,在取得提单后马上传真给客人,确认收到余款后再寄正本。

十六. 业务登记

每单出口业务在完成后要及时做电脑登记及书面登记。

十七. 文件存档

LC和议付文件必须留存一整套以备查用。

十八. 其他注意事项

单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线等信息,为业务员报价提供帮助。