在商业信函的撰写中,我们应该牢记7C原则:完整性(Completeness)、具体性(Concreteness)、清晰性(Clarity)、简洁性(Conciseness)、礼貌性(Courtesy)、体谅性(Consideration)和正确性(Correctness)。

这意味着,我们要做到信件内容完整,表述具体清晰,用尽可能少的字语来表达完整的意思,同时保持礼貌和体谅对方,同时保证书写和表述的正确性。撰写者需要具备较高的政策水平、业务知识和心理学知识,才能写出优质的商业信函。

英文商业书信的格式

1. 信头和抬头(Heading):发件人的公司名、地址、联系方式等信息,在电子邮件中可以设置好固定格式。

2. 信内地址(Inside Address):收件人的地址。

3. 称呼(Salutation)。

4. 标题或事由(Subject Heading or Caption):标题前加"Re"表示"关于..."的意思,还可以标注是否有附件或抄送。

5. 开头语(Opening Sentences)。

6. 信的正文(Body of the Letter)。

7. 结束语(Closing Sentence)。

8. 结尾客套语(Complimentary Close)。

9. 签名(Signature)。

10. 附件(Enclosed)。

其中,1-3、6、8-9是必不可少的主要部分,4-5、7、10则可根据实际需要而选用。有时还会有附言(Postscript, P.S.)来补充正文。