标题: Word 黑科技 - 利用邮件合并功能快速批量发送文档

简介:

在工作中,我们经常需要批量发送一些重复性的文档,比如工资条、告知函、通知、劳动合同等。利用 Word 的邮件合并功能可以大大提高工作效率,让这些重复性的工作变得轻松简单。下面我们就来看看如何利用这个强大的功能。

正文:

邮件合并是一项非常实用的功能,特别适用于需要发送大量重复性文档的情况。比如工资条、告知函、通知、劳动合同及请帖等等。如果你遇到了领导要求你制作100个邀请函的情况,只填写姓名这个任务听起来可能很头疼。但作为一个懒癌患者,我是绝对不会手动去做这种简单又重复的工作的!下面我将分享一个黑科技,让你快速处理类似的任务。

首先,我们需要的主要工具是 Word,辅助工具是 Excel。为了方便描述,我找到了一个简易版的劳动合同,我们以合同的上半部分为例。假设我们现在要批量签署一批劳动合同。首先,我们知道甲方是唯一的,即我们的公司,而乙方是几十、成百上千的员工们……因此,我们先填写好甲方的信息。其次,因为我们是批量重签合同,所以肯定有一个员工信息表。

接下来是核心操作步骤(我的 Office 版本是 365):

我们选择 Word 的劳动合同中【邮件】选项卡中的【选择收件人】下面的【使用现有列表】,然后选择我们的员工花名册。然后选择我们花名册所在的 sheet,并点击确定。接下来,在光标在对应位置的前提下,我们依次在【邮件】选项卡下的【插入合并域】功能中,插入相应的内容。这个时候,在【邮件】选项卡下,点击【预览结果】,就可以看到是否填写成功。这样我们就得到了已经合并好的合同。经过亲测,这个功能在批量填写文本文件的时候非常好用,而且不容易出错(相比单个填写会大大增加错误率)。有需要的时候你可以试试哦。另外,在 WPS 里,该功能需要在【引用】选项卡里点击【邮件】才会出现,其他操作类似。