撰写外贸函电的目的是为了交流业务信息,建立和维持良好的商业伙伴关系。要写出一封得体的外贸信函,通常要遵循以下几个原则:

一、礼貌性(Courtesy)

语言要有礼且谦逊,及时回信也是礼貌的表现。例如:"我们已收到您5月20日的来函,谨此随附最新目录供您参考。我们特别想提醒您,目录第5页有一项特别优惠活动,相信您会感兴趣。"

二、体谅对方(Consideration)

写信时要从对方的角度考虑他们的需求,而不是单纯从自身出发,语气上也要更尊重对方。例如:"您如果现金付款可获2%折扣优惠。我们将在下个月寄送宣传手册给您。"要优于"我们提供2%现金付款折扣。我们本月无法寄送宣传手册给您。"

三、完整性(Completeness)

一封商业信函应包含各项必需事项,如邀请函应说明时间、地点等,不能含糊不清。

四、清晰性(Clarity)

意思表达要明确,注意避免用词错误,词语位置也要恰当。

五、简洁性(Conciseness)

避免不必要的重复,既节省客户时间,也不会给人工作能力不强的印象。

六、具体性(Concreteness)

工作中必须让客户知道的细节一定要具体列出。

七、准确性(Correctness)

在信息(型号、尺寸、价格、货期等)得到确认后,要准确反馈给客户。需要指出的是,反复更改已确定的信息会给客户留下不好的印象,所以日常工作中的细节一定要事先确认无误。

以上就是函电书写的七个原则,希望能帮助卖家更好地开展邮件营销。

FAQ:

Q1: 如何体现礼貌性(Courtesy)在函电书写中?

A1: 语言要有礼且谦逊,及时回复也是展现礼貌的体现。

Q2: 如何在函电中体现体谅对方(Consideration)?

A2: 要从对方的角度考虑他们的需求,而不是单纯从自身出发,语气上也要更尊重对方。

Q3: 完整性(Completeness)在函电中如何体现?

A3: 一封商业信函应包含各项必需事项,如邀请函应说明时间、地点等,不能含糊不清。

Q4: 如何体现函电中的清晰性(Clarity)?

A4: 意思表达要明确,注意避免用词错误,词语位置也要恰当。

Q5: 简洁性(Conciseness)如何体现在函电书写中?

A5: 避免不必要的重复,既节省客户时间,也不会给人工作能力不强的印象。