文章标题: 《归档文件整理规则》中装订的解读与要求

归档文件整理的基础环节就是装订。通过对纸质文件的装订,确定了基本的整理单位"件",为后续工作开展奠定了基础。本文将为您解读《归档文件整理规则》中关于装订的内容,包括装订单位、装订要求、装订原则以及常见的装订方式及其选择。

装订单位

《规则》要求,归档文件一般以件为单位装订。这实际上就是对纸质归档文件组件结果的确认,装订要将件的构成和件内文件排序的结果固化下来,不能随意扩大或缩小装订范围。一般情况下,不允许将一件文件分开装订,除非文件附件过多、过厚无法装订在一起。

装订要求

《规则》对装订提出了以下要求:

1. 装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理。

2. 装订要尽量减少对归档文件本身的影响,选用对文件影响小的方式,维持符合要求的原装订方式。

3. 装订材料不能包含或产生可能损害归档文件的物质。

装订原则

装订应遵循以下原则:

1. 尽量减少对归档文件本身的影响。

2. 根据归档文件的保管期限确定装订方式,同期限文件装订方式应保持一致。

装订方式

常见的装订方式包括:

1. 线装法(三孔一线装订、直角装订、缝纫机轧边装订)

2. 变形材料装订法(不锈钢订书钉装订、不锈钢夹装订)

3. 粘接法(浆糊装订)

4. 封套法(封套装订)

《规则》要求不使用回形针、大头针等可能损害文件的方式。装订方式的选择应结合保管期限、是否需要移交等因素综合考虑。