在外贸业务中,商务函电的撰写是非常重要的一环。本文将从多个角度讨论外贸英语商务函电的撰写要点,希望能为外贸人员提供参考和指引。

1. 在报价前,销售人员应了解客户的基本信息,包括是否为终端客户、年采购能力、消费区域,以及产品的用途、规格及质量要求,公司是否能够生产等。

2. 对于外商的邮件、传真,一般应在24小时内回复;若有特殊情况需要延期,应及时解释并说明大概需要的时间。

3. 产品报价应按照公司财务部门经核算后的价格表(外销)执行,财务部门会根据市场状况和生产成本定期进行调整。

4. 对于订单数量较大且外商能接受的价格低于公司公布价格的情况,销售人员应先报部门经理批准后实施;部门经理不能批复的,则需报总经理批准。

5. 在C\u0026F或CIF报价条款下,销售人员应提前联系相关中介机构,选择业务熟练、服务高效且收费合理的中介进行协调。

6. 对于外商寄样的要求,一般要求到付;若样品数量较大,原则上由对方承担费用,但在正式订单后可以扣除。特殊情况下,如老客户关系较好,可以预付并免收样品费用,但需部门经理或总经理批准。

7. 对于外商需要打样的情况,销售人员应与生产部门协调,确保样品质量和规格符合要求,并由部门经理审核后寄出;如有包装或唛头要求,正式包装或印刷前需经外商确认。

8. 付款方式可考虑TT全部或部分作为定金,剩余见提单传真件付款,或全部以信用证方式。信用证的形式和内容应由收汇银行和销售人员分别检查,发现差异应及时通知外商修改,检查无误后报部门经理复核。

9. 一般而言,公司在收到外商的全部货款、部分定金或信用证经复核无误后,才开始安排生产计划和组织货源。

10. 在定单生产阶段,销售人员应到生产现场与生产主管共同监督和检查,及时解决问题,若无法解决则报部门经理或总经理协调。确保产品规格、质量、包装和生产时间符合外商要求。

11. 对于C\u0026F和CIF价格条款,销售人员应在生产结束前一周安排好货代并确定定舱事宜,一般在船期前两日安排装柜和运输。

12. 若需要委托中介机构进行报关、商品检验和保险等,销售人员应及时准备相关资料并协助中介机构办理。

13. 收汇方式为信用证的,销售人员务必小心谨慎,注意单证的一致性,确保安全收汇。

14. 全部收汇后,销售人员需整理相关资料,及时交财务部门办理外汇局和税务局的核销和退税手续,并注意对外商的售后服务,以建立长期可信赖的合作关系。