在商务世界中，英语邮件写作是一个必须掌握的技能。无论是参加 BEC 考试的写作部分还是日常工作中,我们都需要撰写英语邮件。一封有逻辑、有条理的邮件能够让收件人更好地理解我们的意图,因此在英语邮件写作中,好好组织邮件内容是非常重要的。

下面,我将为大家介绍"五步法",帮助你轻松应对商务英语邮件。

1. Writer purpose 写作目的

首先,需要在邮件开头明确阐述你写作的目的。你可以使用以下句式:

> I am writing to (+ verb)

例如:

I am writing to ask for further details about...

• I am writing to inform you that my new address is...

• I am writing to complain about your customer service.

• I am writing to say thank you very much for all your hard work.

• I am writing to apply for the job as Teacher of Maths at your school.

2. Paragraphs 段落

在安排段落时,需要注意以下几点:

分段的邮件更加易读

• 每段通常在2-3句话的长度

• 每段话都要从新起一行

• 当你要提及一个新的话题时,可以考虑重起一段

3. Greeting 问候

商务邮件的开头通常需要一个问候语,最常见的是 "Dear + 收件人姓名":

Dear John,

• Dear Mr. John Smith,

• Dear Mr. Smith,

4. Reason for writing 写作目的

在进入正文之前,我们通常会先告知收件人这封邮件的重点或目的。可以使用以下句式:

I am writing to inquire...

• I am writing in reference to...

在回复邮件时,可以这样说:

Thank you for reaching out to us regarding...

5. Request 请求

在正文部分,要简单明了(clear and concise)。记得不要把一个句子全部大写,可以用粗体让重点句子更加突出。

与附件相关的用法:

I have attached the previously mentioned documents for your review.

• Please see the attached documents for a quotation of the requested services.

6. Other news 其他信息

最后一部分通常会感谢收件人或解释下一步行动:

If you have any further questions or concerns, please don't hesitate to contact me.

• Thank you for your time and consideration.

• I look forward to hearing from you.

7. Sign off 结束语

在结尾,需要有 sign off 和 signature block。sign off 只有第一个字需要大写,常见的有:

Sincerely,

• Yours sincerely,

• Respectfully,

• Best regards,

signature block 包括姓名、职称、公司、联系方式等。

最后,记得检查邮件中是否有任何语法或拼写错误。

希望以上内容对你在商务英语邮件写作中有所帮助!如果还有任何问题,欢迎在下方留言。