即使是在英语水平较好的人来看, 撰写商务英语邮件也往往是一件头疼的事情。不同的称呼、开头方式、用语表达等都需要特别注意。本文总结了10个在商务英语邮件写作中常见的问题及解决方案, 希望能给需要与外国客户沟通的朋友们一些帮助。

1. 英语商务邮件, 该如何称呼对方?

如果不知道对方的性别和姓名, 标准开头为"Dear Sir/Madam,"。需要注意的是, "Sir"和"Madam"的首字母要大写。如果知道对方的性别和姓名, 可以使用"Dear Mr. XXXX/Ms. XXXX"。如果是熟悉的人, 可以直接使用"Hi XXXX"打招呼。

2. 英语商务邮件, 该如何开头?

商务邮件开头不应该直奔主题, 而是要简单寒暄几句。比如向老客户问候"I hope this email finds you well"、向刚回来的客户说"I hope you have enjoyed a nice holiday"等。这样可以让邮件看起来更加礼貌。

3. 如果有任何疑问, 该如何向对方提出?

提问时要尽量直接, 比如"I am afraid I still have some questions about the report"、"For project B, I have the following questions..."。不要使用过于委婉的语气, 以免对方无法理解你的真正意图。

4. 在邮件中发送了附件, 该如何表达?

表达发送附件时, "attach"这个词是最常见的, 比如"Please find attached our report for your reference"、"Attached please find my updated CV"。

5. 催促对方尽快回复, 该如何表达?

可以使用"Your prompt response will be highly appreciated"或"I would appreciate your prompt reply"这样的句子。

6. 作为乙方, 最常用的套话是哪句?

"Please don't hesitate to contact us if you have any further questions."这句话几乎是乙方每封邮件的标配。

7. 想对商务伙伴致谢, 该如何表达?

可以使用"I really appreciate your help!"、"We are very grateful to you for your help."、"Thank you so much for the cooperation."等表达方式。

8. 想对商务伙伴致歉, 该如何表达?

"We apologise for any inconvenience caused."是最常见的致歉表达。如果是由于自己的失误, 可以说"I sincerely apologise for this misunderstanding."

9. 写商务英语邮件, 需要区分英式与美式英语吗?

大多数情况下, 老外不会特别在意英式和美式英语的区别。但是一些拼写和用词方面的差异还是要注意, 比如给英国人发邮件用"programme", 给美国人用"program"。

10. 商务英语邮件中的缩略语

常见的缩略语有FYI(for your information)、ASAP(as soon as possible)、BST(British Summer Time)等。还有一个常见的是EOB, 代表"End of Business", 也就是下班时间。