开工是外贸从业者每年都要面对的重要时刻。如何在开工前做好充分的准备,确保顺利开启新的一年的业务?本文为您总结了外贸从业者开工前需要关注的7个重点步骤,助您轻松应对开工挑战,开启全新的商业旅程。

第一步：及时通知客户开工信息

首先和你的外贸客户打招呼,告知外贸客户你已经开工了!在表达"开工"的时候,可以使用诸如"kick off"、"back to work"、"resume operation/production"等更生动形象的词汇。以下是一个示例开工邮件:

>Hi Sir,

>How are you these days?

>We are come back for work today, our quotation has been updated and we will send it to you if you need it. any other need please also feel free to contact me, thanks.

>

>Best wish,Lica Huang

第二步：及时更新网站和在线沟通状态

如果在春节前进行了网站和在线沟通工具的假期时间调整,务必及时更新。这样可以避免客户在查看信息时受到影响,确保客户能够顺利向您发送询盘和表达意向。

第三步：联系供应商并确认生产状态

记得向你的供应商送上祝福,及时通知上班时间,确定一下工人到岗时间,并可以接单生产,供货能力如何,了解产品价格的变动,可否做好报价的准备等信息。为后续的业务展开做好充分的准备。

第四步：与货代沟通运输信息

货代决定了外贸公司的运输时效,送出祝福以后,记得了解一下春节后拖头和船务的信息是否有变动调整,舱位如何,什么时候可以正常运输等信息。确保货物运输的时效性。

第五步：梳理处理在进订单

针对订单中涉及的问题,如船运、产品生产进度、提单、样品尺寸型号等,我们进行了分类记录和登记。接下来,我们将按照分类对问题进行咨询和澄清。由于等待反馈的时间可能较长,我们需要调整心态,明确哪些事项已经准备就绪。

第六步：高效处理询盘和邮件

在处理收到的询盘邮件时,我们应该根据"轻重缓急"原则有序进行处理。首先,将重要且紧急的邮件置于首位处理,以确保最紧急和最关键的事项能够及时得到解决。其次,处理紧急但不太重要的邮件,确保在合理的时间内妥善处理。然后,将重要但不紧急的邮件列为第三位,以便在确保紧急事务处理完毕后有序进行。最后,处理不重要且不紧急的邮件,以确保高效利用时间,并使处理过程更加有条理。

第七步：及时更新报价单

邮件发出后会有相当一部分客户要更新报价,所以更新报价单是紧接着要做的事情。如果有涨价想法的小伙伴一定不要错过这次调整报价的机会。