在当下企业采购量不断增加的背景下,如何高效地管理和跟踪采购订单,已经成为供应链管理的重要挑战。本文将为您探讨三种采购订单跟踪方法——两种手动方法和一种自动化方法,并重点介绍白码采购管理系统的优势功能。

手动跟踪方法

电子表格跟踪

对于管理少量采购和最低月支出的团队来说,电子表格可能是一个简单而实用的工具。通过电子表格,您可以手动输入采购订单的信息,并跟踪其状态。然而,随着采购量的增加,电子表格的管理难度也会相应增大,容易出现错误和遗漏。

电子邮件沟通

电子邮件是另一种常用的手动跟踪方法。通过与供应商、采购团队和其他相关人员进行电子邮件沟通,您可以了解采购订单的进展情况。但这种方法同样存在耗时、易出错和难以追踪的问题。

自动化跟踪:采购订单软件

随着企业规模的扩大和采购量的增加,大多数团队会发现手动跟踪方法不再适用。此时,采购订单软件成为了一个理想的选择。这些软件通常具备以下功能:

集中管理采购活动:将所有采购活动集中在一个平台上,方便管理和监控。

• 自动化审批流程:设置采购规则和预算,自动审核采购订单,减轻人工审核负担。

• 实时跟踪采购订单状态:从订单创建到付款全程跟踪,确保采购流程的透明度和可追溯性。


白码采购订单跟踪解决方案

白码采购管理系统是一款完整的采购到付款（P2P）系统,旨在帮助企业优化采购流程并全程跟踪采购订单。以下是白码采购管理系统的主要特点和优势:

创建受控的购物环境:允许采购经理设置预算和采购规则,确保员工在批准的范围内进行采购。

• 简化采购请求管理:自动检查采购请求,管理简单的批准或拒绝,并将请求发送给正确的人员进行审核。

• 自动发送采购订单:将批准的采购请求(PR)自动转换为采购订单(PO),并发送给供应商,减少手动输入和错误。

• 实时跟踪采购订单状态:在整个生命周期内查看采购订单的状态,包括供应商确认、订单完成、发货、收货以及付款等信息。

• 付款跟踪:将采购订单与应付账款流程集成,确保资金的合理使用。

通过集中管理采购活动、自动化审批流程以及实时跟踪采购订单状态等功能,白码采购管理系统能够确保采购流程的透明度和可追溯性,提高采购效率并降低风险。您可以进入白码平台,体验白码采购管理系统的高效便捷。