据不完全统计，外贸人在与客户的首次沟通中就达成交易的概率只有5%左右，而剩下的95%都是通过后续的跟进逐渐达成的。可见，跟进客户对于外贸人促进业务有着举足轻重的作用，如何有效跟进客户是每个外贸业务员的必修课。

今天，我们来探讨一下如何更好地把握跟进目标客户从而最终促成订单的生成。

1. 读3遍以上邮件再回复

一定要真正了解客户的需求或喜好，对症下药，不要客户问此你回答彼，那客户大概率不可能再来找你。这个不难理解，客户一天收到那么多邮件，你连他要什么和想知道什么都没看清楚，他也不可能有耐心再给你解释，客户一定是更愿意和更懂他的那个人沟通交流，当你还在疑虑客户怎么不回复你，也许这个时间里客户已经和其他人建立联系甚至已经完成采购了。所以，回复之前先读3遍邮件，弄清楚客户需求，再回复。

2. 邮件必须当天回复

当我们收到客户邮件时，一定要注意及时回复，紧急邮件先处理，在线消息要秒回，要让客户知道你的办事效率，感受到你对他的尊重。另一方面，货比三家是常态，客户一般也都是广撒网，你慢一步回复邮件，可能别人就捷足先登了。

所以，建议邮件必须当天回复。当然，响应迅速并不代表不经大脑，在回复之前，首先要对邮件内容进行分析，其中提到的内容，务必一个不落地回答，没有提到的一些基本信息，也可以结合情况适当体现。

如果问题比较复杂，需要多方配合而无法当天回复的，一定要回复客户"邮件收到，正在处理中"，让客户知道你马上跟进处理的态度。另外，处理事情的时间绝对不可以超过3天，最好在48小时以内再次回复客户事情进展情况。

3. 对外贸客户进行价值分类

对于外贸人员来说，遵循二八定律，要学会区分大小客户。在维护的时候，重要的客户就要花费大量的精力来维护，而不能提供更大价值的客户就要懂得分配好精力。同时也要整理客户档案，重要客户维护好，要懂得找到需求切入口。

4. 和客户沟通时要措辞简洁

这是对外贸业务员最基本的要求，尽量不要用很多语法的大长句子，因为读着也很累，尽量用简洁的话直接表达出完整意思就可以了，不需要太多华丽的辞藻，更不需要去秀你的英语水平。毕竟客户每天要处理海量邮件，他只会在你的邮件上花费10秒的时间，如果还没看出重点，说不定就放弃了。

5. 遇到客诉多协商，尽快出解决方案

一般收到客诉了，可以遵循五步走法则。第一步：倾听并回应客诉的邮件；第二步：道歉并寻求客户的配合；第三步：调查了解真实原因（落实真正原因）；第四步：提出解决方案；第五步：再次跟踪实际解决效果。

6. 认真接受客户反馈并不断改善

有时候客户会发送有关产品和服务的反馈邮件，记得要马上改进，因为这很有可能涉及公司的利益。当外贸人根据客户的要求改进和提升了服务，也不要忘了给客户发邮件告知他们。这样做既有利于获得客户的认可，提升竞争力，还可以增进与客户之间的关系，有利于加强客户忠诚度。

7. 跟客户想办法建立联系

外贸人还要跟客户建立起沟通的桥梁，日常跟进的内容可以包括：产品——新的、热销的、产品的变更通知升级、产品规划、价格更新等；公司信息——实力证明、优势和支持、公司规划、行业状况和实操信息等；公司新闻——例如搬办公室、活动、参加展会等；市场数据信息——季度年度方案销售数据统计、市场供货信息、产品趋势等；情感营销——节日问候、了解客户的兴趣爱好聊客户感兴趣的话题等。

以上是高效跟进客户的一些简单步骤，在跟进客户的时候也不要忘了要注意礼貌和语言表达，灵活选择跟进方式，尽量多聊一些客户关心的问题，耐心与细心终将赢得客户。