在商务交往过程中，我们不得不经常写一些外贸信函。你知道外贸信函的常用句法吗？一次完整的外贸流程通常包含询价答复（期望建立业务关系）、咨询信用状况、报盘及还盘、支付条款、装运、抱怨与调停中的数个或者全部阶段。外贸流程全部阶段的英文表达方法，你会说吗？本文将根据不同的外贸阶段，简要介绍外贸信函常用的写作句法。

1. 询价与答复(enquiries and replies)

在这个阶段书写信函的主要目的在于了解价格、产品目录、价格条款等，在内容结构上，可以先写明如何得知对方公司及业务范围，简要介绍己方公司的经营业务，再询问相关商品的价格、常用付款方式、是否存在折扣，可以请求对方寄送价目表等附件。

对询价的答复应针对对方的询问提供讯息，可在结尾建议对方关注己方的其他商品，从而拓展业务联系。

2. 资信咨询（status enquiries)

这个阶段主要目的系通过一些具备良好信誉的银行、商会、咨询公司等调查首此合作的商贸伙伴的资信状况，信件内容应简洁全面地叙述己方想要了解的讯息。此类信件通常为机密信件。

3. 报盘及还盘（offers and counter offers）

当接到对方询价时，如果认为对方具备诚意且己方货品较为充裕并符合对方要求，即可在回信中进行报盘（在合同法中亦成为要约），报盘应具备价格、付款条件、价格构成、交货装运日期的承诺、报盘有效期等细节。

4. 支付条款（terms of payment)

报盘与还盘阶段完成后，买方会向卖方提交定单（order)，定单通常会包含详细的数量、价格、装运港、支付方式、贸易术语等等。在实践中，定单常常为事先印制的表格或者排版完善的电子文档。

5. 装运（shipment）

装运阶段包括包装（packing）及货运。关于包装的信函来往，通常发生于一方对另一方采用的或者希望采用的包装方式有所不满或者一方对于包装有特殊要求。而在货运阶段，信函常常用来确认因何尚未发货，解释未能发货的原因，改期的原因以及因为改期而产生的信用证修改和展期。

6. 抱怨与调停（complaints and adjustments)

此阶段的书信通常因为货物发错、货品质量不能令人满意而发生，对于货物发错的事件，抱怨的一方应以礼貌的态度请求予以解决，发货方则应迅速查明原因，在信中提出解决方法。至于质量问题引发的信件往来，应在产品工程师或技术人员的帮助下撰写相关信函，以期消除嫌隙。