电子邮件不再是即时通讯工具,而是一种异步沟通方式。遵循以下 3 个规则可以帮助您更好地管理电子邮件,防止其不断打断您的工作。

在前几年,这个年度系列涵盖了单个应用程序。今年,我们除了关注有助于 2021 年的策略外,还将关注一体化解决方案。欢迎来到"2021 年 21 天生产力"的第二天。

很多人对电子邮件有着不正确的认识。电子邮件不是一个即时通讯平台。有时候,当一个人发送一条信息,几乎立刻就会出现在世界的另一端,然后在几分钟内就会有回应,这看起来就像是电子邮件是即时通讯。正因为如此,我们可能会陷入一种思维定势,即我们需要随时激活电子邮件程序,一旦有东西进来,我们需要马上看一下,然后马上回复。

电子邮件的设计原则是:一个人发送一条信息,收件人会在方便的时候回复。是的,有高优先级和紧急邮件的标志,我们的电子邮件程序也有通知来告诉我们新邮件何时到达,但它们真的不是为了给今天的许多人造成压力。

一般说来,一个人每受到一次干扰,至少需要 15 分钟的时间让他们的思维过程重新集中到被打断的任务上。在工作场所(以及在家里!),电子邮件成为了这些中断之一已经是一种普遍现象。它不需要这样,也不是设计成这样的。我采用了一些规则来防止电子邮件成为让我无法完成任务的干扰。

规则 1:电子邮件不是一个警报平台

在技术领域,人们通常会配置监控和警报平台,将所有的通知发送到电子邮件。在过去的 15 年里,我几乎在每一个工作场所都遇到过这种情况,我会先花了几个月的时间来改变它。有很多好的平台和服务来管理警报。电子邮件不是其中之一。

规则 2:至少不要指望在 24 小时内得到答复

我们有多少人接到过电话,问我们是否收到电子邮件,并问我们是否有任何问题?我就遇到过。尽量在工作场所或与你经常发邮件的人设定一个期望值,回复有时会很快,有时不会。如果事情真的很紧急,他们应该使用其他的沟通方式。

规则 3:每隔几个小时检查一次电子邮件,而不是不断地检查

我承认这一条很难,但它能给我带来最安心的感觉。当我在工作或试图专注于写作等事情时,我会关闭我的电子邮件程序(或浏览器标签),并忽略它,直到我完成。没有通知,没有 20 条新邮件正在等待的指示,没有干扰。当我再次打开我的电子邮件时,我可以专注于它,而不是担心我可以做什么,或应该做什么来代替。

希望这三条规则能像帮助我一样帮助你。在接下来的日子里,我会有更多可以帮助我处理电子邮件的方法分享给你。