企业在生产经营过程中需要合理地制定采购计划和订单,以满足生产需求,合理管理库存,降低采购成本。本文将探讨物料采购计划的编制方法以及采购订单的管理技巧,帮助企业提高采购管理水平。

1. 采购计划管理

1.1 制订采购计划的目的

采购计划是企业根据市场供求情况、企业的生产经营能力和物料消耗规律等,对计划期内物料和其他物品的采购管理活动所作的预见性安排和部署。采购计划主要是确定采购的数量、时间和方式。

1.2 制订采购计划的作用

维持生产经营的正常运行,避免供应中断而影响产销活动

• 避免物料储存过多,占压资金

• 配合企业生产经营计划的实现

• 使采购部门事先准备,选择有利时机购入物料

• 确定物品耗用标准,以便控制物料采购数量及成本

1.3 制订采购计划的依据

1. 年度销售计划和生产计划

2. 用料清单

3. 存量管制卡

4. 生产效率

1.4 采购计划的编制

采购计划的制订主要包括采购认证计划的制订和采购订单计划的制订。具体流程可分为8个环节:准备认证计划、评估认证需求、计算认证容量、制订认证计划、准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量、制订订单计划。

1.5 采购数量的确定

1. 定期订购法

2. 定量订购法

2. 如何编制采购计划

2.1 编制原材料采购计划

第一步: 收集生产计划任务量信息

第二步: 了解消耗定额

第三步: 分析历史资料数据

第四步: 进行市场商情分析

第五步: 形成原材料采购计划

2.2 编制设备采购计划

第一步: 确定设备采购需求

第二步: 调查设备采购市场

第三步: 选择设备采购方式

第四步: 填写"设备采购计划书"

第五步: 提交设备采购申请

2.3 分解采购计划

采购人员可以根据年内生产进度安排、资金情况和库存变化,制订相应的半年、季度或月度采购计划。

2.4 调整采购计划

确定调整方式:总量调整或结构调整。

3. 订单管理

3.1 编制采购订单

(1) 明晰订单内容:月度采购订单和临时采购订单

(2) 制定采购订单:编制订单草案 -> 上报主管审核 -> 形成正式订单

3.2 出具采购订单

(1) 发出采购订单:考虑供应商信誉、产品价格、交货能力等因素

(2) 确认采购订单:及时与供应商沟通确认订单

(3) 编制采购记录:做好采购记录表

3.3 跟踪采购订单

(1) 订单执行前跟踪

(2) 订单执行过程跟踪

(3) 合同执行后跟踪

3.4 订单存档管理

建档 - 按编号或供应商名称存档

存档保管 - 做好防潮防虫等保管工作,可采用电子档案管理

4. 订单异常处理

4.1 交期异常处理

4.2 品质异常处理

4.3 下单异常处理

4.4 突发异常处理