外贸业务员在面对客户寄样问题时,可以参考以下内容。本文总结了从准备到跟进的所有流程和注意事项,希望对您有所帮助。

一、寄样准备

1. 和客户确认信息

1) 样品确认

确认客户需要的样品型号、规格、包装、说明书、每单数量要求、发票格式等细节。

• 可结合邮件、光盘、照片等形式进行确认。

2) 寄样地址确认

注意公司地址与寄样地址可能不一致的情况,错寄会严重影响商机。

• 对于特殊国家如巴西、意大利等,需要注意当地海关清关的相关规定。

3) 运费支付方式

预付(Freight Prepaid):寄件方缴付邮寄费用,适用于费用低、客户信誉好或老客户。

• 到付(Freight Collect):收件人交付邮寄费用,适用于费用高、客户信誉差或新客户。

2. 样品处理

1) 取样原则

样品要有代表性,从批量生产产品中抽样。

• 保证样品质量严格符合客户要求。

• 制作样品标签,留存样品及生产批次等信息。

2) 样品必要附件

写有联系方式的小标签或卡片

• 公司目录和名片

3) 样品包装

采取防摔、防水、防碎、防泄漏等措施,如使用泡沫、防震气泡袋等。

• 注意不能使用报纸等带有文字和图案的材料。

二、寄送方式

1. EMS:时效较慢,但价格低,清关能力强,适用于特殊货物。

2. 航空小包:价格便宜,可寄送全球,适用于偏远地区和重量尺寸有要求的货物。

3. DHL:5kg以下小货物的全球运输优势,是外贸人的首选。

4. UPS:部分地区有价格优势,但整体较贵。

5. TNT:对于中东和东欧地区的中大货有价格优势,时效较好。

6. FEDEX:东南亚小货优势明显,其他地区与DHL差不多。

7. 专线:如印度的凡达,价格便宜但时间较慢。

三、后续跟进

1. 及时通知客户

- 通过邮件或快递单第一时间告知发样信息,包括跟踪号码及预计到达时间。

- 提供形式发票,是客户清关和公司样品管理的重要凭证。

- 请客户确认样品收到。

2. 样品管理

- 设计样品管理表,记录国别、客户、样品名称、版本、批次、数量、金额等。

- 妥善保存形式发票,作为留档凭证。

- 记录客户对样品的评估内容。

3. 跟踪情况

- 询问样品是否顺利到达,表达重视程度,避免被遗忘。

- 以质量检测报告跟进客户对样品的使用情况。

- 主动了解客户对样品的满意度。

4. 建立稳定联系

- 即使暂无订单,也要与客户保持持续沟通。

- 及时通知公司产品线的新情况,让客户感受到你的重要性。