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在外贸业务中,英文邮件经常会用到附件。邮件内容无法简单说明的问题,都可以通过附件进行补充说明。比如图片文件、报价单、测试报告、相关图稿、产品技术参数等,都需要通过附件的方式进行传输。但在发送邮件时,很容易忘记插入附件。即便在邮件中写明了"请查看附件"等提示,也经常会忘记添加。
即使发现忘记附件,也可以及时在后续跟进邮件中补上。不过这样做毕竟不太理想,可能会引起客户对自身工作专业性的质疑。因此在每次发送邮件前,都要仔细核查一遍,确保文字通顺,没有歧义,并检查是否遗漏了需要附件的地方。
另外,附件的大小也需要格外注意。如果不是用于设计稿或印刷稿确认,建议尽量控制附件的体积大小。很多业务人员在制作报价单时,习惯直接将刚拍摄的照片插入Excel,结果造成文件体积过大,既费时又浪费客户的宽带资源。对此,可以先通过Photoshop等工具对图片进行优化处理,调整大小和像素,让报价单看起来整洁美观,也体现了自己的专业水平。
问:在什么情况下需要使用附件?
答:图片文件、报价单、测试报告、相关图稿、产品技术参数等信息,都需要通过附件的方式进行传输。邮件内容无法简单说明的问题,也可以借助附件进行补充说明。
问:如何避免忘记附件?
答:在每次发送邮件前,都要仔细核查一遍,确保文字通顺,没有歧义,并检查是否遗漏了需要附件的地方。养成这个良好的习惯,可以有效避免忘记附件的情况发生。
问:如何控制附件的大小?
答:如果不是用于设计稿或印刷稿确认,建议尽量控制附件的体积大小。可以先通过Photoshop等工具对图片进行优化处理,调整大小和像素,让报价单看起来整洁美观,也体现了自己的专业水平。
