做外贸时,很多人在获取了客户资料之后,会建议首先在网上了解客户的经营产品。其次,要保持主题明确,不要过于冗长地介绍自己的公司,以免让客户感到烦恼。除了内容新颖以外,还需注意以下几点:

1. 使用统一的信纸,包括公司商标、主要产品图片类别等,而非网络下载的信纸,这对商务使用不太适合。

2. 格式正确统一,邮件主题合理,拼写无误。所有发给客户的邮件应该采用统一的格式:

- 邮件主题包含公司名称等,如"EXPORT Plastic/quotation of item A",便于客户和自己日后查找。

- 邮件正文两端对齐,使段落排版整洁。

- 第一封邮件称呼客户"Mr./Ms. XXX,SALES MANAGER"等,给客户以重视的感觉。

- 落款包含公司标识和详细联系信息。

3. 版面整洁美观,字体字号(10-12号较佳)统一,不要使用大写或夸张色彩,除非需要特别提醒客户。

4. 拼写检查,确保邮件内容没有错误。

5. 表述准确,避免歧义性词语或俚语,准确表达观点。

6. 详细回答客户问题,并主动提出其他可能关心的问题,体现专业和细心。

7. 有条理,通过编号等方式让客户清楚了解邮件内容。

8. 配合图片、照片等多样化展示方式,有助于说明。

9. 及时回复,当天收到的邮件当天答复,如果无法立即回复需说明原因并承诺时间。

10. 适时跟进,让客户感受到你一直在关注。

11. 学会维护客户关系,诚实待人,适当表扬也很有帮助。

文章简介

本文详细介绍了如何撰写一封规范的外贸开发信邮件,包括主题、格式、内容要点等,为外贸从业者提供实用的撰写建议。